Så arbetar vi

Från analys till drift – samma team, gemensamt ansvar

Först ett gemensamt arbetssätt. Sedan automation. I processer som delas av många människor, bolag och system måste flödet fastställas gemensamt innan det kan automatiseras.

Vi arbetar i tre steg, en process i taget, och varje steg är ett eget beslut. Har ni redan ett fastställt arbetssätt kan plattformen sättas upp direkt utifrån er egen processbeskrivning.

1Automationsanalysen 2Plattformen sätts i drift 3Drift och uppföljning

Steg 1 · Automationsanalysen

Vi analyserar, standardiserar och räknar – innan ni investerar

Automationsanalysen är ett avgränsat rådgivningsuppdrag på fyra till sex veckor till fast pris, en process i taget. Den svarar på tre frågor: hur stor del av processen kan gå utan manuell hantering, vad måste ändras för att komma dit, och bär investeringen sig?

Nuläge

Vi utgår från era processer och er data. Vid automation av leverantörsfakturaflödet handlar det till exempel om konteringsdata för de senaste åren, och vi mäter hur stor andel som hade kunnat hanteras utan manuella moment, utan förarbete från er sida. Siffran bygger på er data, inte på branschsnitt eller antaganden.

Rekommenderat börläge

En delad process är sällan så enhetlig som den ser ut vid första anblick. Tillsammans med dem som arbetar i processen går vi igenom hur arbetet faktiskt görs, av vem och i vilka system. Börläget visar hur processen bör gå med dagens tekniska möjligheter: vad som kan automatiseras nu och vilket arbetssätt som först behöver bli gemensamt.

Business case

Om, när och under vilka förutsättningar investeringen bär sig, räknat i både hårda och mjuka värden. Vi föreslår aldrig en automation utan ett positivt business case. Är en anpassad automation svår att räkna hem säger vi det innan ni investerar.

Ni får en rapport med processöversikt, roller, system och kontrollpunkter, rekommenderat börläge och prioriterade initiativ med business case. Besluten är era, och underlaget är ert oavsett vad ni beslutar.

Vad krävs av er?Analysen är upplagd för att ta så lite av er tid som möjligt. Ni bidrar med ett datauttag ur ekonomisystemet, ett par workshops med dem som kan processen och en genomgång av er systemmiljö tillsammans med den som ansvarar för den. Vi driver arbetet; er roll är att beskriva nuläget. Ju mer specifik processen är för er, desto större blir er medverkan.

Steg 2 · Plattformen sätts i drift

I bakgrunden, i er systemmiljö – utan att byta system

Auxentic Automation Suite sätts upp enligt börläget, från analysen eller från er egen processbeskrivning, och kopplas till er systemmiljö. Den når en första automationsgrad direkt, utifrån er historik. Ni behöver inte lära era medarbetare ett nytt gränssnitt: ett fåtal hos er formulerar regler i klartext när det behövs och hanterar avvikelser, resten märker bara att de manuella momenten försvinner.

Inkoppling

Vi kopplar plattformen till er systemmiljö via API eller filutbyte. Ärendena följer samma beslutsflöden som idag, och ni behåller era system.

Dataunderlag

När plattformen är inkopplad hämtar den själv historik, register och de regler processen bygger på. Ni behöver inte sammanställa eller lämna över något.

Träning

Plattformen lär sig av er historik där den stämmer med börläget, och av det som sker i era system. Ingen lär upp den från grunden. Undantag förklaras i klartext av ett fåtal hos er.

Driftstart

Ett avgränsat första flöde sätts i drift och följs upp mot business caset från analysen. Normalt i drift inom veckor.

Er data förblir er och används bara för er egen process. Drift i molnet eller i er egen miljö, och vill ni kan plattformen köras mot en språkmodell ni själva valt och tecknat avtal för. Mer om det under Drift, data och kontroll.

Vad krävs av er?Ni utser en kontaktperson i verksamheten som granskar de första ärendena och ger oss tillgång till den som ansvarar för de berörda systemen vid inkopplingen. I övrigt fortsätter arbetet som vanligt.

Steg 3 · Drift och uppföljning

Kontroll över automationen – och över investeringen

Vi förvaltar lösningen, följer upp utfallet mot business caset och föreslår justeringar. Plattformen förbättras löpande. Efter den första processen känner vi er verksamhet väl och vet oftast var nästa insats gör störst nytta – och varje ny process får sin egen analys och sitt eget business case.

Kontroll över automationen

Ni bestämmer vad automationen får göra, vilken data den får använda och när mänskligt godkännande krävs. Varje ärende är spårbart: vad som lästes, vad som föreslogs, vem som godkände och vad som skickades vidare. Avvikelser flaggas och hanteras av en människa – de döljs aldrig. Rollbaserad åtkomst, loggar och revisionsspår ingår från början.

Kontroll över investeringen

Automationen följs upp mot de tal den räknades hem på. Når en process inte den nivå som business caset byggde på byggs det inte vidare på förrän orsaken är åtgärdad. Nästa process börjar med en egen analys.

Vad krävs av er?Att processen har en ägare hos er – någon som beslutar om regler och undantag och som deltar i uppföljningen mot business caset. Ärenden som kräver en människa hanteras där ni redan arbetar. Det viktiga är mandatet, inte en ny arbetsuppgift.

Så hänger stegen ihop

Uppföljningen avslutar inte arbetet – den leder tillbaka till analysen. Det är så investeringen hålls under kontroll.

Analys

en process, er historik

Beslut

på business caset

Drift

ett avgränsat flöde

Uppföljning

mot business caset

Analys

en process, er historik

Beslut

på business caset

Drift

ett avgränsat flöde

Uppföljning

mot business caset

Uppföljningen leder tillbaka: nästa process börjar med en egen analys.

Analysen ger underlag för beslut. Beslutet blir drift av ett avgränsat flöde. Driften följs upp mot business caset. Uppföljningen visar var nästa analys gör störst nytta.

Vill ni veta vad Automationsanalysen skulle visa i er process?

Boka introduktionsmöte

Boka ett introduktionsmöte så berättar vi vad vi åstadkommit på andra uppdrag och hur potentialen för automation ser ut i er verksamhet. Inget åtagande.