Raka svar på det ni undrar

Inbyggda funktioner i ekonomisystemet hjälper i enskilda moment, men styr inte processen som helhet. När en process passerar många personer, flera bolag och flera system måste någon bestämma hur flödet ska gå, var kontrollpunkterna ligger och vad som får ske utan mänskligt godkännande. Det gör plattformen, i och mellan era system. Använder ni redan systemets inbyggda funktioner är det inget hinder; de kan ligga kvar i flödet.

Ett nytt fakturahanteringssystem ger ett bättre verktyg för tolkning och attest. Skillnaden ligger i det som händer före attesten: nya leverantörer kontrolleras och läggs upp direkt i ert ekonomisystem, fakturor konteras utifrån er egen historik och momsen hanteras per bolag och objekt. Två system är inget krav. Ett attestflöde i plattformen är under utveckling, så att ert nuvarande attestverktyg kan fasas ut om ni vill.

Ja, där det behövs. Plattformen använder AI och agenter där regler inte räcker, till exempel för att tolka fakturor och föreslå kontering utifrån er historik. Det som kan regelstyras regelstyrs. Varje förslag och beslut loggas, och det som kräver omdöme går till en människa.

Nej. Plattformen arbetar i och mellan era befintliga system och ansluts via API eller filutbyte.

Ja. Har ni redan ett fastställt arbetssätt kan plattformen sättas upp direkt utifrån er egen processbeskrivning. Analysen gör mest nytta där processen utförs på olika sätt i olika delar av verksamheten, eller där ni vill veta vad automationen är värd innan ni investerar.

Automationsanalysen tar fyra till sex veckor per process. Ett avgränsat första flöde är normalt i drift inom veckor, inte månader, oavsett om ni börjar med analysen eller med en egen processbeskrivning. Tidplanen styrs av ert systemlandskap och tillgången till data.

Plattformen är inte knuten till något särskilt system och ansluts via API eller filutbyte. Integrationen mot Xledger är i drift hos kunder idag. Unit4 ERP, Visma Control Edge, Unit4 Property Management och Vitec Hyra har vi kartlagt; integrationen byggs när en kund behöver den, som en del av införandet. Hur långt automationen kan drivas avgörs framför allt av hur öppna systemets gränssnitt är och hur mycket data som kan hämtas ut och föras in.

Den vanligaste orsaken till att en automation inte når förväntad effekt är att processen ser mer enhetlig ut på papper än i verkligheten, med skillnader i arbetssätt och inkonsekvenser i historiken som ingen känt till. Det är det Automationsanalysen är till för att hitta innan ni investerar. Andra risker är integrationer som kräver mer arbete än väntat, och processer med så många undantag att automationen inte bär sig. Ser vi det, säger vi det.

Avvikelser går till en människa, med underlaget, och döljs aldrig. Ni bestämmer själva var gränsen för automatisk hantering går, och varje beslut loggas.

Nej. Vi är inte en outsourcingtjänst. Plattformen arbetar åt ert befintliga team; kontrollen, attesterna och besluten ligger kvar hos er.

Er data förblir er och används bara för er egen process. Plattformen körs i molnet eller i er egen miljö, med rollbaserade behörigheter och loggar över varje åtgärd. Vill ni kan plattformen arbeta mot en språkmodell ni själva valt och tecknat avtal för; hur väl den tolkar underlagen beror då på modellen. Detaljerna går vi igenom med er IT- och säkerhetsfunktion innan något kopplas in.

Ja. Er data, er dokumentation och era processkartläggningar är era, och allt lämnas ut vid avslut. Därefter raderas er databas, om inget annat har avtalats.

Automationsanalysen är ett avgränsat uppdrag till fast pris. Plattformen licensieras månadsvis; licensen styrs av antal processer och volym, inte av antal användare, och drift och uppdateringar ingår. Vi fakturerar inte löpande timmar. Ni får en fullständig kostnadsbild innan något påbörjas.

Varje uppdrag leds av någon av oss tre grundare, och ett utvecklingsteam bygger och förvaltar plattformen. Det som styr er process – era regler, er historik och loggen över varje steg – finns i plattformen och hänger inte på en enskild person, varken hos oss eller hos er. Och ni är inte inlåsta: er data och dokumentation är era, och era system fungerar som vanligt utan oss.

Nej. Vi arbetar med verksamheter i många branscher, men har en förkärlek för dem där processerna är komplexa och kraven på kontroll, säkerhet och spårbarhet höga, till exempel fastighetskoncerner och tillsynspliktiga verksamheter.

Ett kort möte, på plats eller digitalt. Ni beskriver era processer, vi berättar vad vi åstadkommit på andra uppdrag och ger en första bild av var automation ger störst nytta hos er och vad en Automationsanalys skulle omfatta. Inget åtagande, inga förberedelser.