Auxentic
Så arbetar viPlattformenI praktikenOm ossFrågor & kontaktBoka introduktionsmöte

I praktiken

Så går ett automationsflöde till – med leverantörsfakturor som exempel

Vi visar leverantörsfakturor eftersom processen är i produktion hos kunder idag och de flesta känner igen den. Principen är densamma i andra processer: plattformen hämtar underlag, kontrollerar mot era regler och er historik, hanterar det som ryms inom era ramar och lämnar resten till er.

Exempel 1 · Kontering

Från regelunderhåll till förslag ur er historik

Så ser det ofta ut idag

  1. Fakturan kommer in via fakturaväxeln, som e-faktura eller tolkad pdf.
  2. Konteringsregler läggs upp för hand och kräver löpande underhåll av någon som kan dem.
  3. En regel träffar bara när uppgiften står på rätt plats på fakturan.
  4. Det som inte träffar konteras för hand, ofta i flera dimensioner och med periodisering.

Med plattformen

  1. Plattformen föreslår kontering per fakturarad utifrån hur liknande fakturor hanterats hos er, med de dimensioner som återkommer och med periodisering.
  2. Förslag över den säkerhetsnivå ni satt går direkt till attest i ert ekonomisystem. Övriga hanterar ni.
  3. Rättelser ni gör i ekonomisystemet läses tillbaka, så att nästa förslag blir bättre.
  4. Behövs en särskild regel skriver ni den i klartext: »Sök i fakturans fritext efter angiven period och periodisera fakturan om en period anges.«

Säkerhetsnivån sätter ni.Ju högre nivå, desto mer passerar er hand. Nivån kan höjas i takt med att förslagen träffar.

Exempel – fiktiv leverantör

Exempel 2 · Nya leverantörer

Kontrollerade innan fakturan går vidare

Så ser det ofta ut idag

  1. En okänd leverantör upptäcks först när fakturan redan är på väg in.
  2. Flödet stannar tills någon har lagt upp leverantören för hand.
  3. Hur noga kontrollen görs beror på vem som gör den och hur mycket som ligger på bordet.
  4. Efteråt finns inget samlat spår av vad som kontrollerades.

Med plattformen

  1. En ny leverantör upptäcks i avtalsregistret eller när den första fakturan kommer in.
  2. Plattformen kontrollerar leverantören mot bolagsregister, betalningsuppgifter och kreditupplysning enligt era gränsvärden.
  3. Finns ingen avvikelse läggs leverantören upp direkt i ert ekonomisystem, och fakturan fortsätter.
  4. Finns en avvikelse får den som beslutar en fråga i Teams med underlaget. Beslutet loggas.

Vad som räknas som en risk bestämmer ni.Samma prövning varje gång, oavsett vem som är på plats – och ett spår som visar vad som kontrollerades och vem som beslutade.

Exempel – fiktiv leverantör

Samma flöde i en fastighetskoncern

Fastighetskoncerner ligger oss nära och i plattformen har vi byggt in stöd för deras behov: många bolag i samma ekonomifunktion, moms som skiljer sig mellan bolag och fastigheter, avisering i ett annat system än affärssystemet och avtal som passerar många led innan de blir en faktura. I leverantörsfakturaflödet märks det i fyra mönster som återkommer, oavsett bolag.

Logik för moms ligger i ett annat system

Om en lokal eller en hyresgäst omfattas av frivillig skattskyldighet framgår av hyressystemet, inte av affärssystemet. Den som konterar en leverantörsfaktura behöver alltså en uppgift som finns någon annanstans.

Så kan det hanterasPlattformen kan kommunicera med flera system samtidigt och hämta grunddata, som momsförhållandena för objektet, direkt från källan.

Mediakostnader in i ett system, ut i ett annat

El, vatten och värme kommer in som leverantörsfakturor i affärssystemet, men ska vidaredebiteras hyresgästerna via aviseringssystemet, fördelade efter mätare eller yta. Samma kostnad hanteras i två system, ofta för hand däremellan.

Så kan det hanterasPlattformen kan hämta data från ett system, göra beräkningar och föra in resultatet i ett annat system, till exempel från den inkommande fakturan till fördelningen i aviseringssystemet.

Stora volymer gör varje feltolkning dyr

Många bolag, många fastigheter och stora volymer gör att en feltolkad ingående faktura sällan stannar vid ett fel. Fel bolag, fel objekt eller fel moms följer med in i bokföringen.

Så kan det hanterasDär tolkningen behöver förstärkas kan plattformen tolka om fakturan, eller sköta tolkningen av pdf-fakturorna från början.

Olika attestflöden för moderbolag och fastighetsbolag

Samma slags kostnad kan ha olika attestväg beroende på om fakturan avser moderbolaget, ett förvaltningsbolag eller ett fastighetsägande bolag.

Så kan det hanterasPlattformen kan styra en faktura utifrån flera olika parametrar och ta hjälp av en människa när det behövs, så att flödet blir korrekt.

Samma mönster i andra processer

Leverantörsfakturor är ett exempel. Samma arbetssätt och samma ansvarsfördelning gäller i andra processer på plattformen. Utgångspunkten är alltid ert börläge, från Automationsanalysen eller er egen processbeskrivning.

Färdigt att konfigurera

Kontroll av kunder och leverantörer

Nya och befintliga motparter kontrolleras mot externa register och era gränsvärden, på samma sätt varje gång. Resultatet och kontrollspåret förs tillbaka till era system.

Ni beslutar: vilka gränsvärden som gäller och vad som ska hända när en motpart avviker.

Färdigt att konfigurera

Fakturadata för spendanalys och hållbarhetsrapportering

Leverantörsfakturorna berikas med uppgifter som kategori och leverantörsinformation. Samma data kan då användas för att följa inköpen och som underlag i hållbarhetsrapporteringen.

Ni beslutar: vilka uppgifter som ska läggas till och hur de ska användas.

Vad som är i produktion, färdigt att konfigurera och under utveckling idag står under Vad som omfattas idag på Plattformen.

Vill ni se hur det skulle se ut i er process?

Boka introduktionsmöte

Boka ett introduktionsmöte så berättar vi vad vi åstadkommit på andra uppdrag och hur potentialen för automation ser ut i er verksamhet. Inget åtagande.